از مسایل مهمی که در مناسبت ها و فعالیت های ضمن آن ها باید به آن توجه شود و باید با مکانیزم خاصی انجام گیرد، مساله دعوت میهمانان در جشن ها می باشد. چنان چه در بخش دعوت تدبیر و فعالیت لازم صورت نگیرد، در واقع همه ی زحمات در برقراری مناسبت ها به هدر رفته است.

1- دعوت به وسیله نامه یا کارت:

این نوع دعوت از متداول ترین شیوه در این خصوص می باشد. از مهم ترین عوامل پذیرش دعوت:
الف)متن دعوت نامه یا کارت دعوت.
ب) زمان ارسال کارت یا دعوت نامه.
ج) ظاهر زیبا و مطلوب دعوت نامه یا کارت.

در این نوع دعوت می توان موارد زیر را ضمیمه کارت و دعوت نامه نمود:
الف) سوالات مسابقه جشن.
ب) کتاب و بروشور حاوی مطالب مسابقه جشن.
ج) فهرست موضوعات مطروحه در جشن.
د) اعلام برنامه های جشن.

اگر ارایه کارت به صورت حضوری باشد، تذکر چند مطلب به میهمانان، خالی از لطف نیست:
الف) به ازای هر کارت دعوت، یک صندلی خالی و همه ی امکانات پذیرایی و سرویس دهی برای شما میهمان عزیز در نظر گرفته شده است. چنان چه به دلایلی امکان تشریف فرمایی شما در جشن نبود حتما یا اطلاع دهید یا کسی را جایگزین خود نمایید.
ب) تذکر این مطلب که در جشن منتظر حضور میهمانتان هستید خالی از فایده نخواهد بود.
ج) اگر هدیه ای برای دوستان تهیه شده، متذکر شویم که هدیه را در جشن تقدیمتان خواهیم کرد.

2- دعوت حضوری:
این نوع دعوت را می توان از یک ماه پیش از جشن در مجموعه ی هم کاران، همسایه ها، خانواده ها، دوستان، آشنایان و مشتاقان مطرح نمود. در طرح این نوع دعوت می توان با طرح موضوع جشن و نحوه ی برگزاری آن مدعوین را مشتاق حضور در برنامه نمود.

3- دعوت به وسیله تلفن:
تماس تلفنی به تنهایی می تواند یکی از راه های دعوت میهمانان به جشن بوده باشد، در حالی که از این راه می توان چند روز قبل از جشن یاد آور دعوت حضوری یا دعوت نامه ای شد.

4- دعوت گروهی:
در این مدل می توان یک فرد از یک گروه را دعوت نمود و همه موارد دعوت به آن یک نفر محول شود و سپس کار دعوت را در آن گروه، این یک نفر مسول شود. این افراد می توانند یک دانش آموز از یک کلاس باشد، که دانش آموز مورد نظر همه کلاس را دعوت کند و همه موارد را در گروه خود توضیح دهد و نهایتا تعداد مدعوینی که حتما تشریف می آورند را اطلاع دهد. نمونه های دیگر افراد: معلم، دانش جو، یک نفر از فامیل، یکی از هم کاران، مسول هیات و ... .

5- دعوت غیر مستقیم:
این نوع دعوت به این صورت است که اگر می توان به طور مستقیم با 10 نفر ارتباط داشته باشیم، هر یک از این 10 نفر را موظف به دعوت 3 نفر دیگر نماییم و هر کدام از آن سه نفر مسول آوردن یک نفر همراه باشند، به این وسیله ده نفر مدعوین ما به 70 نفر میهمان تبدیل می شود.


تذکر:
1- اگر برنامه ی جشن دارای محتوایی خوب و مطلوب باشد امر دعوت زیاد مشکل نخواهد بود.
2- برنامه و مناسبت های مستمر و همیشگی نیازی به تدابیر خاص برای دعوت ندارد.
3- دعوت باید با نوع جشن و سطح مدعوین هماهنگی داشته باشد( از جهت هزینه، سلیقه، مطلب، سطح مخاطب).
4- معمولا نسبت به گنجایش جشن باید تعداد بیشتری میهمان دعوت نمود. چرا که همیشه مسایل پیش بینی نشده باعث کم شدن تعداد میهمانان می شود.
5- برای برآورد نقاط مثبت و منفی دعوت، تهیه آماری از مدعوین و مقایسه ی آن با لیست دعوت شده گان کمک بسیار بزرگی خواهد بود.
6- تماس با مدعوینی که در جشن حضور پیدا نکردند و عرض ادب و تاسف از نبودن آنان، نشان دهنده اهمیت مدعوین و شرکتشان در جشن های بعدی خواهد بود.
7- در پایان هر مناسبت تهیه گزارش از فعالیت های مختلف مخصوصا دعوت و حضور مدعوین و نظرات ایشان برای برگزاری جشن های آتی مفید فایده خواهد بود.
8- در امر دعوت این نکته و رعایت آن بسیار ضروری می باشد که میهمانان مدعوین صاحب مجلس وجود مقدس ائمه اطهار- علیهم السلام- می باشند. لذا آمدن و نیامدن میهمانان بستگی به روزی ایشان دارد. ما تلاش و تدبیر خود را می نماییم تا صاحب خانه چه بخواهد.

به امید آن که همه خدمت گزاری ها در مجالس اهل بیت- علیهم السلام- مورد رضایت خاصه حضرت ولی عصر- علیه السلام- قرار بگیرد.